Cum îți muți sediul social la alt furnizor, pas cu pas

Îți expiră contractul, furnizorul a scumpit, sau pur și simplu vrei un serviciu mai bun. Oricare ar fi motivul, mutarea sediului social e o operațiune standard la Registrul Comerțului. Nu e complicată, dar are o ordine și câteva capcane.

Pasul 1. Semnezi noul contract înainte să renunți la cel vechi

Cea mai frecventă greșeală e să lași contractul vechi să expire și abia apoi să cauți altul. În intervalul dintre cele două, firma nu are un sediu valabil, iar ANAF poate declara firma inactivă fiscal. Alege furnizorul nou, semnează contractul de găzduire și abia apoi pornește mutarea.

Contractul nou trebuie să conțină adresa completă, durata, datele firmei și semnătura furnizorului. Dacă furnizorul oferă semnătură electronică, procesul durează câteva minute.

Pasul 2. Hotărârea asociaților

Schimbarea sediului este o modificare a actului constitutiv, deci are nevoie de acordul asociaților. Documentul se numește hotărârea adunării generale a asociaților, sau decizia asociatului unic dacă firma are un singur asociat. Conține vechea adresă, noua adresă și data de la care se aplică.

Pasul 3. Actul constitutiv actualizat

Noua adresă se trece în actul constitutiv, care se semnează din nou de asociați. Majoritatea furnizorilor de găzduire pregătesc și acest document, împreună cu hotărârea, dacă serviciul include depunerea dosarului.

Pasul 4. Depui mențiunea la ONRC

Dosarul de mențiune cuprinde:

• cererea de înregistrare a mențiunii, pe formularul ONRC;
• hotărârea asociaților sau decizia asociatului unic;
• actul constitutiv actualizat;
• noul contract de găzduire și, dacă e cerut, dovada dreptului furnizorului asupra spațiului;
• dovada achitării taxelor de publicare, unde se aplică.

Depunerea se face online, prin portalul ONRC, sau la ghișeu. Rezoluția vine de regulă în câteva zile lucrătoare. Primești un certificat de înregistrare a mențiunii și, pentru schimbarea sediului, un certificat de înregistrare nou, cu adresa actualizată.

Pasul 5. ANAF, banca, contabilul

Registrul Comerțului transmite modificarea la ANAF. Verifică totuși după câteva zile că adresa apare corect în evidența fiscală, mai ales dacă schimbi sectorul sau localitatea, pentru că se poate schimba și administrația fiscală de care aparții.

Apoi anunță banca, contabilul și clienții cu care ai contracte în derulare. Adresa de pe facturi trebuie să fie cea nouă de la data rezoluției.

Greșeli de evitat

• Lași contractul vechi să expire înainte de mutare. Perioada fără sediu valabil e cea care aduce inactivitatea fiscală.
• Îți schimbi adresa fără să anunți furnizorul vechi. Corespondența oficială mai poate ajunge acolo câteva săptămâni. Roagă-l să redirecționeze.
• Uiți punctele de lucru. Dacă ai un punct de lucru înregistrat la vechea adresă, se închide sau se actualizează separat.
• Plătești mențiunea de două ori. Dacă furnizorul nou include depunerea dosarului, nu mai ai nevoie de un cabinet separat pentru asta.

Acest articol are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța juridică. Formularele și taxele ONRC se pot modifica. Verifică pe portalul ONRC la data depunerii.